Nuotolinis darbas – iššūkis organizacijos kultūrai: ar jau prisitaikėte?

2020 10 19

Pandemija suveikė kaip katalizatorius. Per pusmetį rinkoje įvyko tokie smarkūs pokyčiai, kuriems paprastai būtų reikėję penkmečio, o gal net dešimtmečio. Prisitaikyti turėjo visi: ieškantys darbo, darbdaviai, kolektyvų senbuviai.

Žinoma, IT sektoriaus įmonės yra pripratusios prie greičio ir intensyvaus tempo. Vis dėlto iššūkiai parodė, kad žmogiškieji ryšiai ir santykiai organizacijoje tampa ne mažiau svarbūs kaip ir lankstūs technologijų sprendimai. Norėdami išlaikyti stiprius santykius, organizacijos kultūrą ir užtikrinti sklandų komandinį darbą personalo specialistai turėjo gerai pasukti galvas, įvesti naujų praktikų ir priemonių, kurios kompensuotų tai, ko netenkame, kai negalime būti vienoje salėje, kabinete ar įmonės virtuvėje kartu su kolegomis.

Manau, kad labiausiai pokyčiai pasireiškia ir yra pastebimi žvelgiant į personalo specialistų veiklą, įmonių ir žmonių vertybes, įrankių ir dokumentų valdymą, personalo vadovo vaidmenį. Pasikeitė komunikacijos su žmonėmis priemonės, nes šiandien dažniau negu bet kada anksčiau bendraujame per tarpininką – technologijas, bet principai ir uždaviniai liko tie patys: dėmesys darbuotojo savijautai, motyvacijai ir kolektyvo tarpusavio santykiams.

Kas atstos pokalbį prie puodelio kavos?

Anksčiau išgirdę terminą „darbas iš namų“, galvodavome tik apie privalumus ir patogumus (kiek laiko sutaupome vykdami į ir iš darbo, kaip galime mažiau dėmesio skirti aprangai ar sutaupyti maitinantis namuose), tai dabar matome, kad darbas per atstumą yra ne tik logistikos, bet ir psichologinis pokytis. Darbuotojo emocinė savijauta, jo socialinė aplinka, kuri dažnai tiesiogiai koreliuoja su sumažėjusiu gyvu kontaktu su kolegomis, yra labai svarbūs elementai sklandžiam darbui, efektyviam rezultatui ir gerai patirčiai. Visus šiuos elementus užtikrinti tampa nepaprastai svarbu, bet sudėtinga, kai nėra galimybės su darbuotoju kalbėti tiesiogiai. Būtent dingusi galimybė su darbuotojais bendrauti naudojant skirtingus komunikacijos kanalus – ir skaitmenines priemones, ir tiesioginį bendravimą – yra vienas ryškiausių šių metų pokyčių personalo specialistų veikloje. Ką daryti, kad šis pokytis taptų klijais, o ne pleištu organizacijos viduje?

Su nauja realybe personalo specialistai susiduria dar įdarbinimo stadijoje. Reikia pripažinti, jog anksčiau darbo pokalbius per atstumą rinkdavosi ir vykdydavo toli gražu ne visi. Galimybė su būsimais darbuotojais susipažinti gyvai buvo svarbi atrankų proceso dalis – juk mes renkamės žmones, o ne technologijas. Personalo specialistai turėjo greitai ir efektyviai prisitaikyti prie pasikeitusios situacijos ir atrankų procesus pakoreguoti taip, kad jie atitiktų ir būsimų darbuotojų, ir įmonės lūkesčius, sudarytų sąlygas įvertinti kandidato pasiruošimą dirbti naujomis sąlygomis.

Esminiai pokyčiai įvyko ir naujo darbuotojo įvedimo bei supažindinimo su įmone ar komanda (angl. onboarding) etape. Jeigu iki šiol tai buvo gana paprastas, greitas ir efektyvus procesas, tai gyvo kontakto praradimas sukėlė nemenkų iššūkių, kaip virtualiai užtikrinti, kad naujas žmogus jaustųsi įmonės dalimi. Įprasta, jog įmonės vidaus šventės, po darbo vykstančios veiklos, renginiai naujam darbuotojui buvo būdas prisistatyti ir susipažinti su kolektyvu. Šiandien, vykstant darbo per nuotolį virsmui, šios tradicinės priemonės nebeveikia, o naujų alternatyvų radimas – užduotis būtent personalo specialistams. Vienas subtiliausių klausimų – kaip užtikrinti, kad naujas darbuotojas įsijungtų ne tik į skaitmeninį projektų ir darbų debesį, bet ir į skaitmeninę bendruomenę, todėl viena svarbiausių personalo užduočių šiandien – proaktyviai kurti progas ir sąsajas, kurios leidžia burti komandas ir skatina bendruomeniškumą.

Paralelinės tikrovės padės išvengti dėmesys komunikacijai

Dirbant ir bendraujant per atstumą darbuotojai dažnai patys pasirenka jiems labiausiai tinkančius komunikacijos kanalus. Tai – puikus adaptacijos prie pasikeitusių sąlygų pavyzdys. Programėlės ir pokalbių kambariai tarp kolegų egzistavo ir seniau, tačiau dabar jie atlieka labai svarbią neformalaus bendravimo funkciją. Personalo specialistų užduotis yra tinkamai išnaudoti šias priemones komandos dvasiai stiprinti. Pasitaiko atvejų, kuomet pačių darbuotojų sukurti pokalbių kanalai tampa populiaresni nei tie, kuriuos įmonė naudoja oficialiai. Jei didžioji dalis formalios ir neformalios komunikacijos persikelia tik į neformalius kanalus, tuomet verta peržiūrėti įmonės komunikacijos principus.

Labai dažnai įmonėse vis dar galioja griežti skaitmeniniai elgesio kodeksai ir taisyklės. Tai sukuria nepasitikėjimo oficialiais įmonės komunikacijos kanalais atmosferą, darbuotojai vengia viešai siūlyti, klausti, juokauti, dalintis idėjomis, o visa ši informacija nugula į neoficialus, personalo specialistams ir vadovams nematomus kanalus. Nejučia paraleliai susikuria dvi skaitmeninės organizacijos – oficialioji ir neformalioji, o tai labai kenkia įmonės kūrybiškumui, bendrystei ir vertybėms. Įmonės vadovai, personalo specialistai turi būti proaktyvūs ir patys dalyvauti kuriant skaitmeninę bendruomenę: leiskite sau būti neoficialiais, parašyti kažką linksmo ir neformalaus į oficialius kanalus. Nebijokite pajuokauti. Taip padrąsinsite darbuotojus ir sukursite bendrumo jausmą.

Proga patikrinti darbuotojų motyvaciją ir vertybes

Bendrumo būseną anksčiau kūrė ir įvairiais šūkiais, kviečiančiais siekti bendro tikslo, išmargintos įmonių bendros erdvės. Darbuotojų motyvaciją dirbti iki šiol skatino ir kitos priemonės: pavyzdžiui, nemokami pusryčiai, miego kambariai, sporto klubai, ledų šaldytuvai, treniruoklių salės ir panašiai. Dirbant per atstumą, visos šios priemonės netenka prasmės, o atsiradusi motyvacijos skylė tampa iššūkiu personalo vadovams.

Motyvuoti darbuotojus dirbti kūrybiškai, produktyviai, siekti rezultato mes vis dar galime naudojant finansines priemones. Galimybė gauti priedus už kokybiškai ir laiku atliktą darbą, ypatingus pasiekimus, gerus rezultatus yra ir buvo veiksminga priemonė. Tačiau kuomet kalbame apie motyvaciją, turime kalbėti ir apie įmonės vertybes bei darbuotojų santykį su jomis. Būtent dabar vertybės, kurias įmonės taip mėgsta užrašyti didelėmis raidėmis ant sienų, naujai kuriamoje skaitmeninėje realybėje yra išbandomos ir arba dar geriau prilimpa, arba sueižėja.

Labai svarbu, jog įmonės vadovai pirmiausia patys jomis vadovautųsi ir savo pavyzdžiu užkrėstų ir darbuotojus. Pavyzdžiui, jei įmonės vertybė yra kūrybiškumas, geras būdas ją skatinti ir apie ją priminti – pasiūlyti darbuotojams sugalvoti kūrybingą sprendimą vis kitaip vesti kassavaitinį susitikimą, bei būtinai apie tai pasidalinti su kitais. Svarbu įgalinti darbuotojus jaustis proceso šeimininkais, skatinti jų iniciatyvumą ir norą ieškoti sprendimų kartu. Taip kiekvieno darbuotojo pergalės tampa visos įmonės pasiekimais.

Personalo vadovo kelias – nuo funkcinio vadovo iki vertybinio lyderio

Tai, kad darbuotojų nėra biure, nereiškia, kad personalo vadovui darbo krūvis sumažėjo. Priešingai – būtent jam tenka prisiimti naujų atsakomybių ir išbandyti naujus vaidmenis, kuomet personalo vadovas tampa ir vertybiniu lyderiu, ir pagrindiniu žmonių motyvatoriumi bei įkvėpėju. Dar daugiau, jis neišvengiamai turi tapti ir personalo valdymo skaitmenizacijos lyderiu. Turime rasti priemones, kurios atitiktų darbuotojų poreikius, parengti jas darbui, apmokyti kolektyvą ir nuosekliai diegti skaitmenines naujoves kasdieniniuose darbo principuose. „Baltic Amadeus“ šiuo metu iš namų dirba apie 80 proc. darbuotojų, kurių darbo vietos pasklidusios po visą Lietuvą: Joniškis, Rokiškis, Šiauliai, Klaipėda, Kaunas, Varėna, Elektrėnai, Kaišiadorys, Panevėžys, Širvintos ir t. t.

Didžiosios dalies darbuotojų darbas per atstumą tęsiasi jau pusę metų ir visas šis laikotarpis personalo valdyme buvo iššūkių ir pamokų metas. Svarbiausia mantra, kurią kiekvienas personalo vadovas turi prisiminti ir daryti kasdien – skatinti savo darbuotojų iniciatyvumą ir girdėti jų balsą bet kokiais komunikacijos kanalais – tiesioginiais ir skaitmeniniais. Įmonės kultūra priklauso nuo kiekvieno darbuotojo gebėjimo sėkmingai dirbti naujomis sąlygomis – o personalo eksperto užduotis yra įgalinti, padrąsinti ir padėti.