Verslo skaitmenizacija ir transformacija – kada reikia imtis pokyčių ir kas juos stabdo?

2021 11 30 · 3 minutės

Skaitmenizacija, arba kitaip skaitmeninimas, gali būti vadinama šių dienų verslų našumo ir efektyvumo revoliucija. Į procesų skaitmenizavimą investuoja ne tik įmonės, bet ir valstybė, kuri ragina didinti skaitmenizacijos plėtrą – Mokslo, inovacijų ir technologijų agentūros duomenimis, 2020 metų viduryje Lietuva skaitmenizacijos plėtros projektams skyrė 15,3 mln Eur. Nors skaitmenizacijos reikšmė ir svarba išaugo, daug organizacijų ir įmonių iki šiol dar tik planuoja įgyvendinti jos procesus ir susiduria su teorinėmis, praktinėmis, technologinėmis bei personalo problemomis. 

Geriausias metas skaitmeninei transformacijai yra dabar 

Konsultuojant įmones bene dažniausiai tenka susidurti su sprendimo įgyvendinimo laike (angl. Time to market) problema. Suprasdami skaitmenizacijos naudą, įmonių vadovai drąsiai inicijuoja naujoves ir pokyčius, tačiau labai dažnai tai tik ir lieka iniciatyva, nes skaitmenizacija yra ilgas, nuoseklus ir pasiruošimo reikalaujantis procesas, kurio sėkmė priklauso nuo tinkamos komandos ir tinkamo technologinio partnerio pasirinkimo.  

Ar yra atlikta poreikių analizė ir numatytas detalus įgyvendinimo planas? Ar vidinės kompetencijos atitinka poreikius? Kur rasti trūkstamų kompetencijų? Kaip suvaldyti, išlaikyti, motyvuoti ir efektyviai panaudoti aukšto lygio specialistus? Ar įmonės darbuotojai yra pasiruošę palaikyti pokyčius? Labai dažnai atsakymų į šiuos klausimus nėra. Ir tai – gera pradžia. Tik suvokusios esminius skaitmenizacijos proceso etapus ir elementus, įmonės galės pradėti sklandžią, savalaikę ir sėkmingą skaitmenizaciją. Todėl žinutė įmonių vadovams paprasta – dabar yra geriausias laikas pradėti ruoštis skaitmeninei transformacijai ir būti pasiruošusiems įveikti dar tik laukiančius iššūkius. 

„Būtent dabar yra pats geriausias metas stabtelėti ir pagalvoti, ko nepadariau anksčiau ir ką galėčiau padaryti, kad nenumatyti atvejai, tokie kaip dėl koronaviruso paskelbta pandemija ir įvestas visuotinis karantinas, nesustabdytų mano įmonės veiklos“ – sako unikalius IT sprendimus kuriančios įmonės „Baltic Amadeus“ pardavimų direktorius Irmantas Bankauskas. 

Specialisto teigimu, jei didelės įmonės neretai sunkiau ir lėčiau įgyvendina pokyčius, tai smulkusis ir vidutinis verslas dažniau yra lankstesnis, greitesnis ir geba geriau adaptuotis prie pakitusių sąlygų. Todėl šios srities verslininkams verta pradėti galvoti ne tik apie verslo skaitmenizaciją, bet ir skaitmeninę transformaciją.  

Verslo skaitmenizacija – tai informacinių sistemų ir technologijų visuma 

„Tikslas turėtų būti ne skaitmeninė, o verslo transformacija, panaudojant skaitmenines galimybes. Tokiu būdu verslai bus geriau pasiruošę ateičiai ir galimoms rizikoms. Skaitmeninis verslas – tai tas verslas, kuris nuolat yra žingsniu priekyje, tobulėja, ieško ir auga. Tikiu, kad progresas neįmanomas be pokyčių, o tie pokyčiai šiandien turi vykti greitai ir nuolatos. Turime išmokti dirbti efektyviai ir trumpomis distancijomis: dirbame, jei nepasiteisino, judame prie kitos idėjos ir žiūrime, kas gali suveikti. Tik taip galime užtikrinti verslo augimą ir išlikimą šioje konkurencingoje situacijoje“ – pataria I. Bankauskas. 

Pasak pašnekovo, pirmieji žingsniai skaitmeninės transformacijos link gali būti nedideli: atsisakyti popierinių dokumentų (tai padaryti padeda dokumentų skaitmenizavimas), įprasti naudoti el. parašą, sukurti el. parduotuvę ir t. t. Tačiau iš karto reikia numatyti, kokie iššūkiai gali verslą ištikti ateityje ir ką daryti, kad jie turėtų kuo mažesnį poveikį dabartinei įmonės veiklai ir rezultatams. Idealiu atveju – procesų skaitmenizavimas turėtų būti apsvarstomas jau keliant metinius tikslus ir įsivertinama, kokie verslo transformacijos procesai galėtų padėti jų siekti. Taigi, skaitmeninė transformacija turėtų būti vertinama ne kaip informacinių technologijų, bet ir kaip verslo vystymo procesas. 

„Jei paklaustume pačių verslininkų, greičiausiai kiekvienas jų sakytų, kad stengiasi skaitmenizuoti savo verslą. Nors anksčiau skaitmenizacija buvo laikomas ir perėjimas prie „Microsoft Office Excel“, šiandien to tikrai nebepakanka. Verslo skaitmenizavimas turi būti suvokiamas kaip informacinių sistemų ir technologijų visuma. Todėl ir reikia žiūrėti į tai kaip į verslo transformaciją, naudojant skaitmeninius išteklius, galimybes, atitinkančius kiekvieno verslo poreikius“, – sako I. Bankauskas. 

Tai – taip pat priežastis, kodėl kartais tik pakeisti naudojamą programinę įrangą ar informacines sistemas neužtenka. Pašnekovo teigimu, kartais įmonėse neefektyvūs yra ištisi procesai, o tam tikri įpročiai – itin įsisenėję. 

„Baltic Amadeus“ atstovo teigimu, pagrindiniais siekiais smulkiam ir vidutiniam verslui šiandien turėtų išlikti veiklos efektyvumo gerinimas ir klientų pasitenkinimo užtikrinimas. Link to galima judėti keliomis kryptimis: vartotojo patirties gerinimas (UX gerinimas), lankstumas (angl. Agility), inovacijų paieška, duomenų rinkimas ir jų panaudojimas veiklos efektyvumui gerinti. 

„Žinoma, kiekviena rinka turi savo išskirtinumų. Tačiau tinkamas dėmesys šioms vystymo kryptims ir tinkami įrankiai gali padėti užtikrinti ramesnį rytojų. Taip įgyjame pranašumą prieš konkurentus ir galime išvengti vadinamo šalto dušo pasikeitus situacijai“, – sako I. Bankauskas. 

Iš kur kyla didžiausias pasipriešinimas verslo transformacijai?          

Viena ryškiausių nuostatų, su kuria susiduria įmonės, planuodamos skaitmeninės transformacijos procesus, yra darbuotojų baimė prarasti darbą. Darbuotojai dažnai nerimauja, kad naujos ar atnaujintos sistemos perims jų darbą, todėl norėdami apsaugoti save ir kitus kolektyvo narius, neinicijuoja naujovių darbo aplinkoje. Žinoma, tokios problemos mastas dažniausiai priklauso nuo įmonės darbuotojų brandos ir jų suvokimo apie egzistuojančių procesų efektyvumą ir darbo įrankių našumą. Todėl bet koks skaitmenizacijos procesas turi prasidėti nuo darbuotojų ugdymo ir paruošimo pokyčiams. Kolektyvas, kuris supranta skaitmenizacijos naudą, bus patikimas sąjungininkas užtikrinant proceso efektyvumą. Svarbu pabrėžti, kad verslo skaitmenizacija palengvins ne tik su informacinėmis technologijomis dirbančių kolegų kasdienybę, bet atneš naudą visai įmonei. 

Sklandžiai skaitmenizacijai reikalinga gera komanda 

Tam, kad skaitmeninė transformacija būtų sklandi, įmonė turi atlikti namų darbus – iš anksto pasiruošti veiksmų planą ir suformuoti reikiamą komandą. Dažnai, įmonės vadovybei priėmus sprendimą dėl skaitmenizacijos, tenka susidurti su realybe – vadovų suformuotų užduočių greitai ir efektyviai atlikti tiesiog nėra žmogiškųjų, finansinių ir laiko resursų. Norint išvengti tokios situacijos, svarbu turėti ilgalaikį strateginį planą, kuriame iš anksto būtų numatomi ne tik skaitmenizacijos procesai, bet ir tinkamas šiuolaikines IT kompetencijas turinti komanda. 

Būtent tinkamų kompetencijų ir įgūdžių paieška ir yra didžiausias bei dažniausiai pasitaikantis iššūkis. Kai kurios organizacijos komandos formavimą ir kompetencijų plėtrą nusprendžia vykdyti savarankiškai, tačiau praktika rodo, kad užtrunkama ne tik personalo atrankos etape, bet ir nustatant, kokių kompetencijų reikia, norint įgyvendinti skaitmenizacijos projektus. Rezultatas – ištęstas ir per brangus procesas verčia atsisakyti dar net neprasidėjusios skaitmeninės transformacijos idėjos.   

Alternatyvus sprendimas – trūkstamų komandos kompetencijų ieškoti už įmonės ribų. Labai svarbu suprasti, kad sklandžiam skaitmenizacijos procesui būtinas aiškus planas, todėl pradiniame etape reikėtų ieškoti partnerių, kurie galėtų ir gebėtų suteikti tinkamas konsultacijas, padėtų sudėlioti verslo proceso logiką bei eigą ir suplanuotų IT paslaugų poreikį tolesniems skaitmenizacijos etapams.  

Išsami ir detali įsivaizduojamo proceso eigos vizija leidžia suprasti, ko siekiama, kokio rezultato galima tikėtis, kokios galimos grėsmės ir pan. Tai žinodama, įmonė jau gali formuoti IT paslaugų pirkimą – ne tik programavimo, bet ir verslo poreikio analizės, esamų ir reikiamų sistemų audito ar architektūros planavimo paslaugas. IT paslauga – tai visų komandos narių kompetencija. Tik tinkamai atlikusi aukščiau paminėtus pirminius žingsnius, įmonė supras, kokių IT kompetencijų reikia sklandžiam skaitmenizacijos projekto įgyvendinimui. 

Dvejonės – dažna ir brangiai kainuojanti klaida procesų skaitmenizavime 

Tiek darbuotojų priešiškumas, tiek komandos formavimo iššūkiai yra lengvai įveikiami, jei įmonės sprendimas pradėti skaitmeninę transformaciją yra tvirtas, planuotas ir su aiškiai apibrėžtais tikslais. Vis dėlto, dalis apie skaitmenizaciją svarstančių įmonių šiandien vis dar neturi aiškių veiksmų planų, o brangų laiką gaišta nuolat reflektuodami rinkos pokyčius ar tendencijas. 

Ateities tendencija, dar labiau išryškėjusi per pandemiją, yra aiški – skaitmenizacija neša ne tik pelną, bet ir naudą: taupo darbuotojų laiką, įmonės resursus, padeda kurti lojalių klientų bazę ir užtikrina stabilumą. Todėl didžiausia užduotis skaitmenizacijos procese tenka įmonės vadovybei, kuri turi priimti drąsius bei reikalingus savalaikius sprendimus, sudaryti sąlygas parengti planus, lanksčiai žiūrėti į komandos formavimą ir investuoti į kolektyvo motyvavimą. 

Ilgametė patirtis leidžia daryti išvadą, kad ilgalaikis strateginis planavimas ir laiku gautos ekspertinės konsultacijos yra pagrindiniai ir privalomi žingsniai įgyvendinant skaitmeninės transformacijos projektus. Kuo anksčiau pradėsite kalbėti su technologiniais partneriais, potencialiais paslaugos tiekėjais, IT specialistais, tuo didesnė tikimybė greičiau ir sklandžiau įvykdyti skaitmenizacijos procesus. Todėl pradėkime naujus metus drąsiai kalbėdami – apie poreikius, iššūkius ir skaitmenizacijos naudą.