Kas kiša koją sėkmingai įmonės skaitmenizacijai?

2021 01 22

Skaitmenizaciją  galime vadinti šių dienų verslų našumo ir efektyvumo revoliucija. Į procesų skaitmenizavimą investuoja ne tik įmonės, bet ir valstybė, kuri ragina didinti skaitmenizacijos plėtrą – Mokslo, inovacijų ir technologijų agentūros duomenimis, 2020 metų viduryje Lietuva skaitmenizacijos plėtros projektams skyrė  15,3 mln Eur. Nors skaitmenizacijos reikšmė ir svarba išaugo, daug organizacijų ir įmonių iki šiol dar tik planuoja įgyvendinti skaitmenizacijos procesus ir susiduria su  teorinėmis, praktinėmis, technologinėmis ir personalo problemomis.

Konsultuojant įmones bene dažniausiai tenka susidurti su sprendimo įgyvendinimo laike (angl. Time to market) problema. Suprasdami skaitmenizacijos naudą, įmonių vadovai drąsiai inicijuoja naujoves ir pokyčius, tačiau labai dažnai tai tik ir lieka iniciatyva, nes skaitmenizacija yra ilgas, nuoseklus ir pasiruošimo reikalaujantis procesas, kurio sėkmė priklauso nuo tinkamos komandos ir teisingo technologinio partnerio pasirinkimo. Ar yra atlikta poreikių analizė ir numatytas detalus įgyvendinimo planas? Ar vidinės kompetencijos atitinka poreikius? Kur rasti trūkstamų kompetencijų? Kaip suvaldyti, išlaikyti, motyvuoti ir efektyviai panaudoti aukšto lygio specialistus? Ar įmonės darbuotojai yra pasiruošę palaikyti pokyčius? Labai dažnai atsakymų į šiuos klausimus nėra. Ir tai – gera pradžia. Tik suvokusios esminius skaitmenizacijos proceso etapus ir elementus įmonės galės pradėti sklandžią, savalaikę ir sėkmingą skaitmenizaciją. Todėl mano žinutė įmonių vadovams yra paprasta – dabar yra geriausias laikas pradėti ruoštis skaitmeninei transformacijai ir būti pasiruošusiems įveikti dar tik laukiančius iššūkius. 

Iš kur kyla didžiausias pasipriešinimas?

Viena ryškiausių nuostatų, su kuria susiduria įmonės planuodamos skaitmeninės transformacijos procesus, yra darbuotojų baimė prarasti darbą. Darbuotojai dažnai nerimauja, kad naujos ar atnaujintos sistemos perims jų darbą, todėl norėdami apsaugoti save ir kitus kolektyvo narius, neinicijuoja naujovių darbo aplinkoje. Žinoma, tokios problemos mastas dažniausiai priklauso nuo įmonės darbuotojų brandos ir jų suvokimo apie egzistuojančių procesų efektyvumą ir darbo įrankių našumą. Todėl, bet koks skaitmenizacijos procesas turi prasidėti nuo darbuotojų ugdymo ir paruošimo pokyčiams. Kolektyvas, kuris supranta skaitmenizacijos naudą, bus patikimas sąjungininkas bendradarbis užtikrinant proceso efektyvumą. Svarbu pabrėžti, kad skaitmenizacija palengvins ne tik su informacinėmis technologijomis dirbančių kolegų kasdienybę, bet atneš naudą visai įmonei.

Geram planui reikia geros komandos

Siekdama sklandaus skaitmeninės transformacijos proceso įmonė turi atlikti namų darbus – iš anksto pasiruošti veiksmų planą ir suformuoti reikiamą komandą. Dažnai, įmonės vadovybei priėmus sprendimą dėl skaitmenizacijos, tenka susidurti su realybe – vadovų suformuotų užduočių greitai ir efektyviai atlikti tiesiog nėra žmogiškųjų, finansinių ir laiko resursų. Norint išvengti tokios situacijos, svarbu turėti ilgalaikį strateginį planą, kuriame iš anksto būtų numatomi ne tik skaitmenizacijos procesai, bet ir tinkamas šiuolaikines IT kompetencijas turinti komanda.

Būtent tinkamų kompetencijų ir įgūdžių paieška ir yra didžiausias bei dažniausiai pasitaikantis iššūkis. Kai kurios organizacijos komandos formavimą ir kompetencijų plėtrą nusprendžia vykdyti savarankiškai, tačiau praktika rodo, kad užtrunkama ne tik personalo atrankos etape, bet ir nustatant kokių kompetencijų reikia norint įgyvendinti skaitmenizacijos projektus. Rezultatas – ištęstas ir per brangus procesas verčia atsisakyti dar net neprasidėjusios skaitmeninės transformacijos idėjos.  

Alternatyvus sprendimas – trūkstamų komandos kompetencijų ieškoti už įmonės ribų. Labai svarbu suprasti, kad sklandžiam skaitmenizacijos procesui būtinas aiškus planas, todėl pradiniame etape reikėtų ieškoti partnerių, kurie galėtų ir gebėtų suteikti tinkamas konsultacijas, padėtų sudėlioti verslo proceso logiką ir eigą bei suplanuotų IT paslaugų poreikį tolesniems skaitmenizacijos etapams. Išsami ir detali įsivaizduojamo proceso eigos vizija leidžia suprasti, ko siekiama, kokio rezultato galima tikėtis, kokios galimos grėsmės ir pan. Tai žinodama, įmonė jau gali formuoti IT paslaugų pirkimą – ne tik programavimo, bet ir verslo poreikio analizės, esamų ir reikiamų sistemų audito ar architektūros planavimo paslaugas. IT paslauga – tai visų komandos narių kompetencija. Tik tinkamai atlikusi aukščiau paminėtus pirminius žingsnius, įmonė supras, kokių IT kompetencijų reikia sklandžiam skaitmenizacijos projekto įgyvendinimui.

Dvejonės – dažna ir brangiai kainuojanti klaida

Tiek darbuotojų priešiškumas, tiek komandos formavimo iššūkiai yra lengvai įveikiami, jei įmonės sprendimas pradėti skaitmeninę transformaciją yra tvirtas, planuotas ir su aiškiai apibrėžtais tikslais. Vis dėlto, dalis apie skaitmenizaciją svarstančių įmonių šiandien vis dar neturi aiškių veiksmų planų, o brangų laiką gaišta nuolat reflektuodami rinkos pokyčius ar tendencijas.

Ateities tendencija, dar labiau išryškėjusi per pandemiją, yra aiški – skaitmenizacija neša ne tik pelną, bet ir naudą: taupo darbuotojų laiką, įmonės resursus, padeda kurti lojalių klientų bazę ir užtikrina stabilumą. Todėl didžiausia užduotis skaitmenizacijos procese tenka įmonės vadovybei, kuri turi priimti drąsius ir reikalingus savalaikius sprendimus, sudaryti sąlygas parengti planus, lanksčiai žiūrėti į komandos formavimą  bei investuoti į kolektyvo motyvavimą.

Ilgametė patirtis leidžia daryti išvadą, kad ilgalaikis strateginis planavimas ir laiku gautos ekspertinės konsultacijos yra pagrindiniai ir privalomi žingsniai įgyvendinant skaitmeninės transformacijos projektus. Kuo ankščiau pradėsite kalbėti su technologiniais partneriais, potencialiais paslaugos tiekėjais, IT specialistais, tuo didesnė tikimybė greičiau ir sklandžiau įvykdyti skaitmenizacijos procesus. Todėl pradėkime  naujus metus drąsiai kalbėdami – apie poreikius, iššūkius ir skaitmenizacijos naudą.